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Das Mysterium "papierloses Büro"

Das Mysterium "papierloses Büro"

Wer heute ein Unternehmen gründet und sich nach außen hin modern und trendy präsentieren möchte, verschreibt sich häufig marketingeffektiv dem "papierlosen Büro".

Definition

Um einmal die Wikipedia zu zitieren:

Das papierlose Büro ist ein Büro, das zwecks Arbeitseinsparung, Effizienzerhöhung und Umweltschutz vollständig auf papiergebundene Dokumente verzichtet, und ausschließlich EDV-gestützte Verfahren (Computer) einsetzt.

Wie der Name schon sagt, verzichtet man also so gut es geht auf den Einsatz von Papier im alltäglichen Bürogeschäft. Rechnungen und andere Unterlagen werden ausschließlich digital übermittelt und abgelegt. Post-Its an Whiteboards gehören damit ebenso der Vergangenheit an, wie die Notizzettel für Meetings.

Schwierige Umsetzung

Wie und vor allem wie gut ein papierloses Büro funktioniert, hängt ganz von den technischen Systemen und auch der Größe des Unternehmens ab. In einem 3-Mann-Unternehmen wird sich das sicherlich einfacher umsetzen lassen als wie in einem international agierenden Konzern mit tausenden von Mitarbeitern.

Ein Kernproblem ist vor allem die elektronische Signatur von Geschäftspapieren. Wo früher eine Unterschrift einer Person nötig war, soll eine "digitale Unterschrift" diese nun ersetzen. Leider gibt es da keine einheitliche Regelungem, geschweige denn, dass eine Privatperson die Möglichkeiten hätte, auf einfachem und unkompliziertem Wege selber seine eigene digitale Signatur zu erstellen. Hier scheitert es noch an diversen technischen Hürden.

Warum es meistens nicht klappt

Solange das Unternehmen nicht alle Mitarbeiter entsprechend schult, einweist und unterstützt, ist ein papierloses Büro eine Illusion. Das mag jetzt nicht mal unbedingt am Unwillen der Mitarbeiter liegen, sondern fängt schon bei ganz banalen praktischen Sachen an. Wie z.B. Unterlagen für ein Meeting, die allen Teilnehmern vorliegen müssen. Generell ist gedrucktes auf Papier viel einfacher lesbar, als wenn man ständig auf einen Bildschirm starren muss. Solange es keine zentrale Datenbank für alle Mitarbeiter gibt, in der alle Dokumente zu finden sind, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass doch noch irgendwas ausgedruckt wird.

Technische Infrastruktur

Um ein papierloses Büro zu realisieren, muss man also naturgemäß den Verbrauch von Papier so gut es geht eliminieren. Um auf den oben erwähnten Punkt von Meetings und Notizen zu sprechen zu kommen, bietet sich hier eine einfache Lösung an. Alle Mitarbeiter werden mit Tablets ausgerüstet, auf denen sie mittels Apps wie Evernote oder Online-Diensten wie Google Docs schnell was runterschreiben können. Dies hätte sogar den Vorteil, dass die Notizen im Nachgang einfach mit allen geteilt werden könnten. Dies setzt aber erstmal Anfangsinvestitionen voraus, denn schließlich müssen die Tablets erstmal besorgt und eingerichtet werden. Ein funktionierendes Unternehmens-WLAN ebenfalls vorausgesetzt.

Daran angeknüpft, ist eine zentrale Datenbank für alle frei zugänglichen Dokumente, z.B. technische Dokumentationen, Pressemitteilungen etc., notwendig, über die man PDF-Dateien auf den Tablets oder Arbeits-PCs abrufen kann.

Datenschutzrechtlich relevanter wird es dann mit allen auf Papier gedruckten eintreffenden Rechnungen, Verträgen und anderen offiziellen Dokumenten. Diese dürfen natürlich nicht für jedem Mitarbeiter frei zugänglich sein. Außerdem müssen diese erstmal eingescannt und entsprechend abgelegt werden. Das erfordert ebenfalls Investitionen in Form von Scannern. Außerdem kostet es - je nach Aufkommen - die Mitarbeiter auch Zeit, die ganzen Dokumente zu scannen. Arbeit, die in einem normalen Büro so nicht anfällt.

Dokumentenmanagement

Alle technischen Maßnahmen nützen dem Unternehmen aber nicht viel, wenn eine Sache entscheidend schlecht umgesetzt wird: das Dokumentenmanagement. Dies ist eigentlich der Punkt, der als allererstes konzipiert und genaustens durchdacht werden muss. Denn alle Notizen, Dokumentationen, Verträge, etc. müssen Tage, Monate, ja gar Jahre später auch wiedergefunden werden können. Wer dort am falschen Ende spart oder wenn die Leute entsprechend schlecht geschult sind, findet man wichtige Dokumente unter Umständen nie wieder. Sei es, weil der Dateiname nichts über den Inhalt aussagt oder die Dokumente einfach nicht mit zahlreichen wie richtigen Suchbegriffen verknüpft sind. Auch muss gewährleistet sein, dass man ein Dokument schnell und ohne Probleme auch mal wieder speichern und weiterverarbeiten oder gar wieder mal ausdrucken können muss.

Paradoxum: überflüssiger Papierverbrauch durch das papierlose Büro

Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, dass das papierlose Büro unter Umständen auch zu mehr Papierverbrauch führen kann. Ein Unternehmen forderte zum Nachweis der Überstunden der Mitarbeiter von jedem eine einfache Aufstellung, wann sie mehr als 8 Stunden gearbeitet haben. Dies musste vom Mitarbeiter unterschrieben, aber dann digital an die Personalabteilung weitergeleitet werden. Das führte dann dazu, dass die Aufstellungen zunächst einmal am Rechner erstellt und ausgedruckt wurden. Dieser Ausdruck wurde unterschrieben. Anschließend musste dann jeder an einem Scanner den Ausdruck wieder einscannen, aus dem Netzlaufwerk im Intranet raussuchen und per Mail an die Personalabteilung schicken. Der Ausdruck konnte dann wieder geschreddert werden, falls der nicht mehr für die eigene Übersicht gebraucht wurde.

Hier wurde also für eine relativ kleine Angelegenheit ein erhöhter und aufs Papier bezogen vollkommen überflüssiger Vorgang etabliert, der jedem einzelnen Mitarbeiter nur unnötig Zeit kostete. So sollte es natürlich nicht ablaufen.

Die Zukunft

Das papierlose Büro ist in seiner Grundidee eine durchaus lobenswerte Sache. Schließlich geht es ja um die Reduzierung von Papier und ist daher schon alleine aus Umweltschutzgründen erstrebenswert. Nur leider scheitert es momentan an zuvielen technischen wie praktikablen Hürden. Manchen Unternehmen haben diese Hürden durchaus überwunden, aber den Aufwand dorthin zu kommen, sollte man nicht unterschätzen.

Wer hat denn schon gut (oder auch schlechte) Erfahrungen mit dem "papierlosen Büro" sammeln können?